Wie lange Dokumente und was zu shredden soll

Getty Images / Halfdark

Papier ist ein Schmerz, und die Verwaltung eines Home Filing-Systems kann ein Nachteil sein, aber einige Dokumente, die Sie wirklich brauchen, weil Sie nie wissen, wann Sie brauchen Sie. Hier erfahren Sie, wie lange Sie Dokumente aufbewahren und wann Sie damit fertig sind, welche Sie löschen müssen. Dies sollte als Kurzanleitung für die Erstellung und Pflege eines funktionsfähigen Home-Filing-Systems dienen.

Denken Sie zuerst daran, die Menge an Papier, die Sie erhalten, zu reduzieren und am Ende müssen Sie weniger oder weniger Akten schneiden.

Das bedeutet, Junk-Mails loszuwerden, sich für E-Rechnungen anzumelden und keine Flyer zu akzeptieren, Coupons, die Sie niemals benutzen werden, oder andere Ephemera, an die Sie sich halten müssen, wenn Sie wirklich nicht wissen.

Wenn Sie wirklich mit Papierkram bis zu dem Punkt kämpfen müssen, an dem Sie das Gefühl haben, dass Sie es horten, wenden Sie sich an einen Fachmann, der Sie durch den Entstaubungsprozess führen kann.

Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ein gutes Mail-Management-System verfügen. Je effizienter Sie mit der Post umgehen können, um die Sie kommen, desto seltener müssen Sie eine große Ablage- / Zerfaserungs- / Recycling-Sitzung durchführen.

Speichern Sie diese Dokumente für immer


Diese Dokumente sollten für immer gespeichert werden:

  • Academic Records - Diplome, Transkripte und alle Portfolio-Arbeiten, die in Zukunft bei der Bewerbung für ein verwendet werden können Job.
  • Adoptionsunterlagen
  • Taufscheine
  • Geburtsurkunden
  • Sterbeurkunden - Kann für steuerliche Zwecke benötigt werden.
  • Führerscheine
  • Beschäftigungsunterlagen - Klauseln, Vereinbarungen, Disziplinarakten und Leistungskontrollen.
  • Heiratsurkunden
  • Krankenakten
  • Wehrmachtsdaten
  • Pässe
  • Renten- und Rentenrecords
  • Sozialversicherungskarten
  • Wills

Sparen für einen kürzeren Zeitraum

Diese Dokumente, die Sie so oft wie monatlich oder wöchentlich berühren können:

  • Kontoauszüge - 1 Monat
  • Rechnungen - 1 Jahr für jegliche Steuer oder Garantie, alle anderen Rechnungen sollten so schnell wie möglich gelöscht werden wurde bezahlt.
  • Kreditkarten-Rechnungen - Shred sofort, wenn bezahlt.
  • Home Improvement Receipts - Bleiben Sie, bis das Haus verkauft ist.
  • Investment Records - 7 Jahre nachdem Sie das Konto geschlossen oder das Wertpapier verkauft haben.
  • Anmietungen - Bleiben Sie so lange, bis Sie ausgezogen sind und Ihre Kaution vom Vermieter erhalten haben.
  • Gehaltsschecks / Gehaltsstubs - 1 Jahr, bis Sie Ihren W-2 erhalten haben
  • Verkaufsquittungen - Für die gesamte Lebensdauer der Garantie aufbewahren. Dies gilt natürlich nur für größere Anschaffungen wie Geräte und Elektronik. Normalerweise behalte ich Quittungen für Dinge wie Lebensmittel und Kleidung, solange ich weiß, dass ich die Quittung für eine Rücksendung nicht brauchen werde.
  • Steuerdokumente - 7 Jahre einschließlich Ihrer Einreichung und aller Begleitdokumente wie W-2s und Quittungen.
  • Fahrzeugdaten - Bleiben Sie so lange, bis Boot, Auto oder Motorrad verkauft sind.

Wie man Dokumente loswird

Das Schreddern von Dokumenten ist der Hauptweg, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen. (Lesen Sie mein Interview mit Sicherheitsexperte Jay Foley über Wie man sich vor Identitätsdiebstahl schützt). Fragen Sie sich was zu zerkleinern? Als allgemeine Regel gilt, dass folgende Informationen shreddern sollten: Kontonummern, Geburtsdaten, Mädchennamen, Passwörter und PINs, Unterschriften und Sozialversicherungsnummern.

Auch hier sind die No-Brainer.

Hier sind die Grundlagen:

Wenn Dokumente noch "aktiv" sind i. e. Sie müssen sie als Referenz halten und ein einfaches Home-Filing-System einrichten. Dies bedeutet, dass Dokumente nach Themen geordnet und dann zerlegt werden, sobald sie nicht mehr verwendet werden.

Welche Dokumente müssen gelöscht werden

Wenn Sie diese Dokumente nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen (alles andere - wie Papierkram - können Sie einfach recyceln).

  • Geldautomatenbelege
  • Kontoauszüge
  • Geburtsurkundenkopien
  • Stornierte und verfallene Schecks
  • Kreditkartenrechnungen
  • Kreditberichte
  • Führerscheine (abgelaufen)
  • Arbeitsdokumente, die eine haben Identifizieren
  • Abgelaufene Pässe und Visa
  • Investitionskonto #s
  • Legale Dokumente
  • Investitions-, Lager- und Immobilientransaktionen
  • Objekte mit Unterschrift (Leasing, Verträge, Briefe)
  • Gepäckanhänger > Medizinische und zahnmedizinische Unterlagen
  • Papiere mit einer Sozialversicherungsnummer
  • Passwörter oder PIN-Nummern
  • Pay Stubs
  • Vorab genehmigte Kreditkartenanträge
  • Quittungen mit Kontonummern, Kreditkartennummern oder anderen Identifizierungsinformationen
  • Steuerformulare
  • Abschriften mit Identifizierungsinformationen
  • Reisepläne
  • Flugtickets
  • Rechnungen für Nebenkosten
  • (Telefon, Gas, Strom, Wasser, Kabelfernsehen, Internet) < Stellen Sie sicher, dass ein flexibles Dateisystem eingerichtet ist, um diese Dokumente in Schach zu halten und sie zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden erforderlich. Alles, was Sie behalten möchten, muss bearbeitet, organisiert und archiviert werden. Ich mag mein Home Filing-System,